Je werft nieuwe medewerkers aan wanneer de werkdruk te hoog wordt. Wanneer je al lang niet meer het bos door de bomen ziet. Op dat moment is werken prioriteit. Daardoor heb je te weinig tijd voor formaliteiten. Personeelsadministratie is dan vaak het éérste dat op de stapel met to do lijstjes belandt. Toch is het superbelangrijk om die ‘last’ in orde te brengen. Die papierwinkel moet zowel voor jouw bedrijf, als voor je werknemers in orde zijn.
Ervaar jij het ook als een last? Is bij jou trouwens alles rond? Is het contract volledig? Heb je de juiste personeelsgegevens om de pensioenrechten af te handelen? Is de ziekte- en arbeidsongevallenverzekering in orde? Weet je werknemer wat je van hem verwacht?
Je werknemer treedt met jou in discussie over zijn overuren, maar weet je nog wel welke afspraken gemaakt zijn of wat de wetgeving hierover zegt. Ben je nog op tijd of net te laat om het contract alsnog te beëindigen?
Ben jij trouwens goed beschermd wanneer het toch fout loopt met je werknemer? We denken dan aan ziekte, arbeidsongeval, ondermaatse prestaties, te veel fouten, geen engagement, beschadigd en defect werkmateriaal, verdwijnen van bedrijfsgoederen, klanten die plots naar de concurrent overlopen, diefstal, …
Zou een juiste personeelsadministratie geen veiliger gevoel geven en meer zekerheid bieden? Slimme ondernemers hebben ontdekt dat het up to date houden van de personeelsadministratie zorgt voor rust en zekerheid. Ze hebben vooral minder kopzorgen en onnodige personeelskosten.
Solut geeft je graag 5 tips om je personeelsballast aan te pakken en kopzorgen en kosten te vermijden:
1. Het contract en de dimona aangifte
Zorg steeds voor een tijdige dimona aangifte. Een te late aangifte kan leiden tot een sociale inspectie. Laat het contract ook steeds vooraf handtekenen. Werk altijd met een actuele versie die gelijk is aan de huidige sociale wetgeving.
2. Overige handtekeningen
Heeft de werknemer gehandtekend voor ontvangst van de bedrijfsgoederen? Zonder schriftelijk bewijs hiervan bestaat de mogelijkheid dat je op termijn een zeer tevreden ex-werknemer hebt, die zich volkomen legaal verrijkt heeft aan jou. Heeft de werknemer de ‘spelregels’ van het huis ontvangen? Kent hij het arbeidsreglement en de huisregels? Zijn de GDPR-regels nageleefd? Heeft hij de bedrijfsafspraken(beleid/policies) ontvangen, zodat je er op terug kunt vallen bij mogelijk verlies, diefstal, (on)opzettelijke schade, het terugvragen van gemaakte (terechte en gevraagde) onkosten, GSM, auto, … ?
3. Noteer belangrijke data in je agenda
Wat is de einddatum van het contract en/of de datum van één kwartaal in dienst? Zet een melding in je agenda, zodat je twee weken vooraf een officiële evaluatie kunt maken. Jij moet indien nodig tijdig actie ondernemen voor een ‘correcte’ beëindiging van het contract. Je voert de evaluatie uit, rekening houdend met de prestaties, het engagement en met een mogelijke werkoverdracht na einde van de tewerkstelling. Indien de werknemer niet voldoet aan de vereisten, onderneem dan tijdig de juiste actie om het contract stop te zetten. Met tijdig bedoelen we extra opzegkosten vermijden.
4. Noteer belangrijke data/info in het personeelsdossier en hou dit overzicht zelf bij
Meten is weten. Wanneer je over objectieve info beschikt, is het makkelijk om een gesprek met je medewerker aan te gaan. Heb je inzicht in het aantal ziektedagen en de verzuimkosten? Weet je wat je kunt doen om de schadelast bij verzuim te beperken? Wat zijn de gemaakte fouten en wat zijn de kosten hiervan?
5. Loonadministratie op punt
De loonadministratie bestaat uit verschillende formulieren en berekeningen. Je hebt mogelijk recht op subsidies die kunnen aangevraagd worden. Denk aan de wettelijke verplichtingen, zoals de loonbrief, de dmfa-aangifte, de fiche 281, de jaaropgave, zaken die van belang zijn om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen, te betalen en aan te geven (bedrijfsvoorheffing, patronale bijdrage, RSZ, pensioenrechten, …).
Het is een hele boterham, er komt nogal wat bij kijken. Een loonadministratie bijhouden, goede personeelsdossiers opbouwen, deze up-to-date houden en erop werken om je zaak draaiende te houden met gemotiveerde en geëngageerde werknemers. Er zijn ondernemers die dit zelf doen, maar zij merken dat het veel tijd en energie kost. Ze doen dit ‘erbij’ en hebben niet alle kennis en expertise in huis. Hierdoor voldoen ze meestal niet aan de ‘sociaal wettelijke’ regels. Zij verliezen zo hun rechten op de subsidiemaatregelen waarvan ze normaal wel hadden kunnen profiteren.
Mis niets, volg ons op LinkedIn en Facebook?
Misschien is dit artikel ook interessant voor jou.
© Itzu.be